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Archivierung im digitalen Zeitalter.

Die Unternehmenskommunikation hat sich in den letzten Jahren stark gewandelt. Durch die technologische Entwicklung haben klassische Verständigungsformen wie der Brief oder das Fax stark an Bedeutung verloren und wurden weitestgehend durch die E-Mail abgelöst. Bei der papiergebundenen Geschäftskorrespondenz war und ist es eine Selbstverständlichkeit, sie ordnungsgemäß abzulegen und in Archivräumen aufzubewahren. Um den gesetzlichen Anforderungen auch bei der elektronischen Post gerecht zu werden, empfiehlt sich daher die Implementierung einer Mailarchivierungslösung.

 

Nutzen und Vorteile einer elektronischen Archivierung:

  • Revisions- und rechtssicheres Archiv
    Sämtliche geschäftsrelevanten Mails sind nach den gesetzlichen Vorhaltezeiten (HGB §257, AO §147) archiviert. Damit werden mögliche Bußgelder und Strafverfahren vermieden.
  • Entlastung Ihrer IT-Infrastruktur
    Der Mailserver wird nachhaltig entlastet, da nicht nur sämtliche Mails aus dem aktiven System, sondern auch zukünftige ein- und ausgehende Mails im Archiv jederzeit verfügbar sind. Auch das Auslagern von archivierten Daten auf günstigen Festplattenspeichern ist jederzeit möglich.
  • Einfaches Finden von Mails
    Durch die Volltextindizierung der Mails inkl. aller Dateianhänge, wird das Durchsuchen und Wiederherstellen der archivierten Daten zum Kinderspiel. Der Zugriff darauf ist über die gewohnte Oberfläche des Mailclients (bspw. MS Outlook), über ein Web-GUI oder über eine Smartphone-App für die mobilen Anwender möglich.
  • Effizientes Arbeiten
    Ihr Unternehmen profitiert von umfänglichen Compliance-Funktionen. Gemeinsamer Zugriff von Projektteams auf relevante Mails, datenschutzkonformes Mehr-Augen-Prinzip zum Zugriff auf das Archiv während Betriebsprüfungen uvm.

Alles aus einer Hand:

  • Beratung und Konzeption, der für Ihre Anforderungen passenden Lösung
  • Implementierung der Hard- oder Softwareappliance
  • Integration Ihrer bestehenden E-Mail-Daten
  • Schulung Ihrer Mitarbeiter

Ihre Ansprechpartner

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